Memproteksi sheet

Proteksi sheet bertujuan agar data yang ada dalam suatu sheet tidak mengalami perubahan yang tidak dinginkan, baik disengaja maupun tidak.

Langkah-langkah untuk memproteksi sheet:

  1. Aktif di tab home > pada group cells > format cells > protect sheet
  2. Allow all users of this worksheet to > pilih (selected locked cells, selected unlocked cells) agar masih bisa melakukan aktifitas pada lembar kerja yang dikunci
  3. Isilah password unprotect sheet > masukkan sandi untuk membuka proteksi
  4. Pada dialog confirm password > masukkan kembali sandi di atas
  5. Untuk membuka proteksi sheet > klik format cells > unprotect sheet
  6. Masukkan sandi yang telah dimasukkan pada saat proteksi untuk membuka proteksi

Memproteksi sebagian Sel

Untuk memproteksi sebagian cell dilakukan langkah sebagai berikut:

  1. Aktif pada tab home > sorot range yang akan diproteksi
  2. Klik format cells > protect sheet
  3. Non aktifkan pilihan selected locked cells > masukkan password untuk membuka proteksi
  4. Pada konfirmasi, masukkan ulang password/ sandi yang telah dimasukkan di atas

Memproteksi Workbook

Memproteksi workbook sama dengan memproteksi file excel tersebut secara keseluruhan. Hal ini bertujuan agar file hanya dapat dibuka oleh pengguna yang berwenang. Langkah-langkahnya adalah:

  1. Klik office button > save as
  2. Klik tools > general options
  3. Masukkan password pada password to open (untuk membuka kunci), masukkan password lagi pada password to modify (untuk memodifikasi data pada file tersebut)
  4. Aktifkan read-only recommended > OK
  5. Masukkan ulang password untuk membuka file dan merubah data file tersebut
  6. Ketikkan/ isi nama file > save
  7. Untuk membuka file yang telah diproteksi, masukkan sandi pada password to open > OK, kemudian password to modify > OK
Klik Tools > general options

Membuat Grafik

Grafik adalah penampakan secara visual dari sebuah data. Grafik digunakan untuk melihat perbandingan, pola, dan trend (kecenderungan) kurva dari data. Grafik dapat pula digunakan untuk membandingkan hasil penjualan di pasar dengan target yang ingin diraih, serta memperkirakan kemungkinan nilai hasil penjualan yang bisa diraih di masa yang akan datang.

Pembuatan Grafik menggunakan Excel 2007 lebih praktis, cepat dan mudah dengan melalui Group Charts. Grafik yang dibuat dapat diletakkan pada sheet tertentu atau meletakkannya pada sheet yang sama dengan data. Kita juga dapat mempublikasikan grafik dalam bentuk halaman web. Untuk membuat sebuah grafik, data terlebih dahulu harus tersedia pada suatu worksheet. Inti dari grafik ialah adanya absis sumbu x/horisontal dan sumbu y/vertikal. Jadi untuk bisa menggambar grafik dari suatu tabel, harus ada suatu kolom dari tabel itu data- datanya diletakkan di sumbu x dan ada suatu kolom yang data-datanya diletakkan pada sumbu y.

Langkah yang digunakan untuk membuat grafik adalah :

  1. Buat data yang akan ditampilkan grafiknya/ buka file yang telah berisi data yang akan ditampilkan grafiknya
  2. Sorot area data yang akan dibuat grafik
  3. Klik tab insert > pada group chart > pilih salah satu jenis chart/ more untuk create chart
  4. Chart akan tampil > setelah chart tampil, maka akan muncul toolbar chart tools
  5. Chart tools digunakan untuk mengubah area data (tab design > data > select data), mengubah bentuk chart dan tipe chart (tab design > type), merubah chart style yang telah ditampilkan (tab design > chart styles), menambahkan judul grafik, legend (tab layout > label), menganalisa (tab layout > analysis), memberikan warna, efek, dan border (pada tab format).

Menyisipkan ClipArt

Fitur ClipArt digunakan untuk mengambil gambar yang telah disediakan oleh Excel. Dalam hal pengaturan format gambar. Di Excel 2007 telah dilengkapi fitur Adjust dan Picture Styles untuk memodifikasi kualitas gambar secara cepat dan mudah.

Langkah-langkah yang digunakan untuk menyisipkan ClipArt adalah :

  1. Pilih tab Insert > ClipArt
  2. Klik gambar yang diinginkan > drag masuk kedalam lebar kerja > lepaskan  drag
  3. Untuk mengubah ukuran gambar klik pada sudut gambar drag masuk untuk memperkecil/ keluar untuk memperbesar, jika ingin memanjangkan gambar klik pada bingkai atas/ bawah (horizontal), jika ingin memperlebar gambar klik pada bingkai samping (vertical).

MENYISIPKAN WordArt

Fitur WordArt didalam Excel 2007 telah dikembangkan menjadi lebih canggih dan semakin banyak pilihan style bahkan dapat diberi efek yang membuat tampilan teks semakin profesional.

Langkah-langkah yang digunakan untuk menyisipkan WordArt adalah :

  1. Pilih tab Insert > pada group text pilih Word Art > pilih salah satu jenis word art
  2. Ketikkan kata yang akan ditulis dalam bentuk word art pada Your Text Here
  3. Untuk mengubah ukuran teks > klik kanan > font size ubah
  4. Untuk memberikan style dan efek, pada Group Shape Styles pilih style sesuai dengan keinginan, pada shape effect > pilih efek yang diinginkan

Database

Database terdiri dari sekumpulan record, record terdiri atas sekumpulan field yang membentuk satu kesatuan, masing-masing field saling berhubungan sehingga membentuk pengertian tertentu.

Beberapa fitur yang disediakan oleh excel adalah: mengurutkan data (sort), melacak dan menampilkan data dengan filter, membuat sub total, membuat rekapitulasi dengan pivot table, membuat validasi data.

Mengurutkan data

Pengurutan data diperlukan untuk beberapa operasi fungsi pada excel, hal ini disebabkan excel belum mempunyai index/ kolom kunci untuk diakses dan mereferensi ke table yang lain. Excel mendukung aplikasi database pada level dasar. Untuk memperoleh database yang baik, gunakan Microsoft Access, SQL, Oracle. Pengurutan data dimaksudkan agar saat eksekusi fungsi tidak ada data yang terlewat, excel mengurutkan dari abjad awal hingga terakhir, sekali pengecekan telah melewati abjad tertentu, maka ketika abjad tersebut muncul setelahnya, abjad tersebut tidak dikenali dengan benar.

Langkah-langkah untuk mengurutkan data (sort):

  1. Sorot/ blok range yang akan diurutkan
  2. Tab data > pada group sort and filter > sort
  3. Order > A to Z (ascending/ data diurutkan dari abjad terawal hingga terakhir)
  4. Jika ingin mengurutkan secara terbalik (dari abjad akhir ke awal) pilih Z to A (descending)
  5. Sort by pilih kolom yang dijadikan referensi untuk mengurutkan (data diurutkan berdasarkan kategori yang diinginkan)

Menyaring Data

Pelacakan data berdasarkan criteria tertentu menjadi mudah dengan menggunakan filter. Filter membuat data yang tidak diperlukan tidak ditampilkan.

Syarat untuk melakukan filter:

  1. Setiap field/ data mempunyai judul
  2. Judul setiap field terletak dalam satu baris
  3. Setiap nama judul harus berbeda

Langkah-langkah melakukan filter:

  1. Sorot range yang akan di filter
  2. Tab data > pada group sort and filter > filter
  3. Setelah tombol list muncul pada setiap judul dari table/ range tersebut, klik tombol list tersebut untuk memilih data yang akan ditampilkan
  4. Untuk menampilkan semua data/mengembalikan ke kondisi semula, klik tombol list, centang select all

Menghitung Sub Total

Untuk menghitung total dan subtotal secara otomatis, dapat dilakukan dengan sub total. Langkah-langkah untuk menghitung subtotal:

  1. Sorot range yang akan dihitung subtotalnya
  2. Tab data > Sort > pilih akan diurutkan berdasarkan kategori/ judul kolom yang mana
  3. Tab data > group outline > sub total
  4. Pada bagian at each change in, pilihlah kategori/ judul apa yang akan digunakan sebagai dasar pengelompokan data untuk dihitung totalnya untuk setiap jenis/ baris data berdasarkan kategori tersebut
  5. Pada bagian function > pilih SUM (untuk menghitung total)
  6. Pada bagian add subtotal to > centang kolom-kolom yang akan dihitung jumlahnya berdasarkan kategori/ judul kolom yang digunakan sebagai dasar acuan
  7. OK

Menggunakan Data Validation

Data Validasi berguna untuk mempermudah dalam memasukkan data tanpa harus mengetik data pada sel.

Langkah-langkah membuat data validasi:

  1. Sorot kolom yang akan diberikan validasi
  2. Tab data > group data tools > data validation
  3. Pada tab setting > allow > pilih list (untuk memasukkan nama-nama yang dapat langsung dipilih)
  4. Pada source > ketikkan nama-nama yang akan dijadikan list dengan pemisah koma.
  5. Pada tab input > title > masukkan judul dari label yang akan muncul di dekat kolom yang akan diisi data (contoh: Karyawan)
  1. Pada tab input > input message > ketikkan perintah/ bantuan instruksi (contoh: masukkan nama pelanggan)
  2. Tab error alert > pilih style sesuai yang diinginkan (peringatan/ informasi) > title diisi judul dari message box yang akan tampil saat ada ketidaksesuaian isian dengan list yang telah dibuat > error message > masukkan pesan kesalahan/ peringatan/ informasi yang dikehendaki

Contoh tampilan error jika kode karyawan diisi dengan nilai yang belum didaftar pada list

  1. OK

Untuk membuat validasi angka, maka pada bagian allow pilih whole number, pada isian data pilih jenis persamaan matematika (lebih besar dari/ lebih kecil dari/ lebih besar sama dengan/ lebih kecil sama dengan/ sama dengan/ tidak sama dengan), isikan angka pada batasan nilai yang muncul sesuai dengan pilihan.

MENCETAK DOKUMEN

Mengatur page setup

Langkah-langkah untuk mengatur setup halaman yang akan dicetak:

  1. Lembar kerja yang akan dicetak dalam keadaan aktif
  2. Pilih tab page layout > orientation (untuk merubah posisi kertas dari vertical/portrait menjadi horisotal/ landscape)
  3. Masukkan pilihan ukuran kertas yang akan digunakan pada isian SIZE
  4. Klik Setting Margin untuk mengatur tepi kanan/kiri/atas/bawah dari kertas terhadap hasil cetakan
  5. Untuk melihat hasil cetakan sebelum benar-benar dicetak > office button > print preview (CTRL+F2). Untuk memperbesar tampilan preview klik Zoom
  6. Klik close print preview untuk menutup tampilan preview

Mencetak Lembar Kerja

Langlah-langkahnya adalah sebagai berikut:

  1. Pastikan skala lembar kerja 100%
  2. Tekan Ctrl+P atau klik Office Button Kotak dialog Print akan ditampilkan
  3. Pada bagian Name, pilih jenis printer yang akan digunakan untuk mencetak, dalam ilustrasi berikut jenis printer yang digunakan adalah HP Color Laser Jet 1600
  1. Dibagian Print range pilih Page(s) lalu masukkan nilai From:1 To:1. Artinya halamanyang akan dicetak hanya halaman 1
  2. Di bagian Print What pilih Active sheet(s), artinya sheet yang akan dicetak adalah sheet yang sedang aktif
  3. Di bagian Number of copies tentukan berapa kali lembar kerja ingin dicetak misalnya 1 saja
  4. Klik Preview untuk memeriksa segala sesuatunya telah benar kemudian pilih Print untuk memulai proses cetak