Microsoft Excel, untuk selanjutnya disingkat Excel, adalah program aplikasi yang banyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan data. Microsoft Excel membahas metode-metode pembuatan tabel dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data-data perusahaan, hasil-hasil penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi.

Microsoft Excel  2007 merupakan program pengolah lembar kerja atau spreadsheet yang paling popular dan paling banyak digunakan saat ini. Kecanggihan Excel 2007 dalam menghitung, memproyeksi, menganalisa serta mempresentasikan data diakui mampu meningkatkan produktifitas kerja khususnya mengolah data-data berupa angka dan grafik.

Selain mudah digunakan, Excel 2007 juga dapat berintegrasi dengan program Microsoft Office 2007 lainnya seperti Word 2007, OneNote 2007, Outlook 2007, Publisher 2007, PowerPoint 2007, Visio 2007, dan Groove 2007.

MENGGUNAKAN MICROSOFT EXCEL 2007

Untuk membuka Program Excel 2007, langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Klik tombol Start pada window taskbar.

2. Klik All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Excel 2007

BAGIAN-BAGIAN MICROSOFT OFFICE 2007

Sebelum memulai mengoperasikan Microsoft Excel 2007, perlu diketahui terdapat beberapa pembaruan dari aplikasi Excel 2007 yakni adanya istilah ribbon yang mengacu pada interface, daftar menu kini tampil dalam bentuk Tabs. Setiap tab akan menampilkan submenu dalam bentuk Groups yang berisi Command Buttons atau tombol perintah. Fungsi-fungsi penting yang paling sering digunakan kini dapat diakses dengan mudah dan cepat melalui Groups.

  1. Office Button adalah pengganti menu File yang biasa digunakan pada aplikasi Excel 2003 dan sebelumnya, didalamnya berisi perintah: New, Open, Save, Save As, Print, Prepare, Send, Publish, Close, Excel Options, dan Exit Excel.
  2. Quick Acces Toolbar adalah customizable toolbar yang berisi perintah-perintah penting seperti: Save, Undo, dan Redo, dan masih banyak lagi perintah yang dapat ditambahkan sendiri sesuai dengan keperluan. Cara menambah perintah pada Quick Access Toolbar adalah klik tombol Customize Quick Access Toolbar diujung sebelah kanan toolbar lalu pada daftar pilihan klik perintah yang ingin ditambahkan.
  3. Ribbon adalah pengganti menu bar dan toolbar yang sering ditemukan pada Excel 2003 dan sebelumnya. Kini menu bar berubah bentuk dan telah disempurnakan menjadi bentuk Tab yang berisi beberapa Group dan didalamnya terdapat Command Button.
  4. Cell adalah penunjuk sel yang sedang aktif (diklik atau disorot) dengan demikian data baru dapat dimasukkan.
  5. Formula Bar adalah baris rumus untuk menampilkan isi sel yang sedang aktif atau untuk menulis rumus perhitungan data.
  6. Column adalah keterangan kolom bertuliskan A, B, C dan seterusnya. Berbagai sebagai awalan atau inisial dari sel yang sedang aktif, juga berguna untuk membuat rumus perhitungan data.
  7. Row adalah keterangan baris bertuliskan 1, 2, 3 dan seterusnya. Fungsinya sama seperti kolom yakni sebagai awalan sel dan untuk membuat rumus perhitungan.
  8. Tab Worksheet adalah Tab lembar kerja yang berguna untuk pindah ke lembar kerja lain tetapi masih didalam satu buku kerja (work book).
  9. View Shortcuts adalah fitur baru dalam Excel 2007 yang berguna untuk mengubah tampilan worksheet menjadi Page Layout, Page Break Preview, dan Normal.

10.  Zoom Slider juga merupakan fitur baru dalam Excel 2007 yang berguna untuk memperbesar dan memperkecil tampilan worksheet secara cepat.

Nama file yang sedang dikerjakan akan muncul pada bagian baris judul. Jika lembar kerja belum diberikan nama, excel akan menampilkan nama sementara dari dokumen tersebut sebagai book1, book2, dan seterusnya. Jika tidak ingin mengubah nama tersebut, saat menyimpan dokumen, pada nama file biarkan terisi book1,2,…,dan seterusnya.

PENANGANAN FILE

Membuka Microsoft Excel 2007

Untuk membuka Microsoft Excel 2007, ada beberapa cara yang bisa ditempuh, diantaranya adalah :

1. Klik tombol Start pada window taskbar.

2. Klik All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Excel 2007

Membuat Dokumen baru

Pada saat memulai mengoperasikan Microsoft Excel, biasanya akan langsung ditampilkan dokumen kosong yang siap untuk dioperasikan. Namun, jika komputer tidak secara otomatis menyediakan dokumen kosong, cara berikut ini bisa menjadi alternatif dalam membuat dokumen baru.

1. Klik Office Button > New > Create.

2. Double klik pada icon Blank Document untuk membuat dokumen baru.

Atau bisa juga menggunakan shortcut : Ctrl+N

Membuka File yang sudah tesimpan

1. Klik Office Button > Open

2. Pilih file yang ingin dibuka dengan menentukan letak foldernya terlebih dahulu.

3. Klik pada nama file yang akan dibuka.

4. Klik tombol Open

Alternatif lain :

  1. Klik tombol Open File pada Quick Access Toolbar. Atau
  2. Menggunakan short cut Ctrl+O.

Dari kedua cara di atas, setelah muncul kotak dialog Open File, pilih file yang ingin dibuka dengan menentukan letak foldernya terlebih dahulu. Klik tombol Open.

Menyimpan Dokumen

  1. Klik Office Button > Save As.
  2. Ketikkan nama file pada kotak dialog Save > Save.

Alternatif lain untuk menyimpan file :

  1. Klik tombol Save pada pada Quick Access Toolbar. Atau
  2. Dengan menggunakan short cut Ctrl+S pada keyboard.

Keduanya akan menampilkan kotak dialog Save As. Isilah nama file > pilih lokasi penyimpanan dokumen (drive c,d,e,flash disk, my document) > save

Menutup file Dokumen

Klik Office Button > Close

Menutup Jendela Microsoft Excel

Klik Office Button > Exit Excel

atau dengan menklik tombol X pada pojok kanan atas jendela Excel.

MEMFORMAT LEMBAR KERJA EXCEL

Memformat worksheet

Layout dan format yang baik, akan menunjang isi dari dokumen/ table yang dibuat sehingga lebih mudah dibaca dan menarik. Untuk memperoleh hasil yang maksimal, beberapa fitur berikut dapat digunakan.

Membuat border pada tabel

Border adalah garis berbentuk vertikal, horisontal atau berupa bingkai di sekeliling sel atau range.

Langkah pembuatan border sebagai berikut:

  1. Sorot sel atau range yang akan diberi border.
  2. Klik kanan pada range, lalu pilih Format Cells, dan klik tab Border sehingga muncul kotak dialog berikut :
  1. Misalkan kita inginkan Border diberi garis tebal dengan warna tertentu, maka caranya adalah kita pilih warna yang dikehendaki, tentukan Line Style nya, pilih presets Outline=

Pemformatan border juga dapat dilakukan melalui toolbar formatting dan toolbar border. Langkah-langkahnya sebagai berikut:

  1. Sorot sel atau range yang akan diberi border.
  2. Klik drop down Borderspada toolbar Formatting.
  3. Pilih salah satu pilihan, misalnya Outside Borders, maka di sekeliling batas luar range yang disorot akan diberi garis.

Alternatif lainnya dengan menggunakan pensil border, langkahnya adalah sebagai berikut:

  1. Klik drop down Borders pada toolbar Group Font
  2. Klik Draw Border, maka muncul gambar pensil border dan kotak dialog Border.
  3. Gambar batas range dari table yang hendak dibuat

Membuat shading pada tabel

Shading adalah warna dan pola background yang dimiliki oleh suatu sel atau range. Langkah untuk membuat shading:

  1. Sorot sel atau range yang akan diberi shading
  2. Klik Theme Color pada Group Font.
  3. Klik Fill Color pada toolbar Formating. Pilihlah warna yang dikehendaki.

Mengatur ukuran dan posisi teks dalam sel/range

Langkah-langkah mengatur font dan ukuran huruf pada teks dalam sel/range:

  1. Sorot sel atau range yang akan diganti ukuran selnya
  2. Pilih ukuran huruf pada kotak drop down

Untuk mengatur posisi teks dalam sel:

  1. Sorot sel atau range yang akan diatur posisi teksnya.
  2. Klik tombol Align Left (rata kiri), Center (rata tengah), Align Right, atau Justify (rata kanan-kiri).

MEMFORMAT ANGKA

Menambahkan dan menghapus simbol mata uang, angka decimal, langkahnya adalah:

  1. Sorot sel atau range yang akan diberi simbol mata uangnya
  2. Klik kanan > Format Cells atau dengan short cut CTRL + 1
  3. Pilih tab Number > Category > Currency > Rp Indonesian > jika tidak menghendaki nominal sen, maka decimal place isi dengan 0.

Jika nilai-nilai pada cell tersebut menjadi tanda pagar semua, hal ini menandakan kolom tidak cukup lebar.  Hal ini bisa diatasi dengan mendrag tepi kolom, atau dengan memilih tab Alignment pada kotak dialog Format Cells > Text control > centang Shrink to fit, yang bermaksud menyusutkan huruf pada suatu sel sehingga sesuai lebar kolom.

Memformat angka sebagai teks

Angka yang dimasukkan langsung sebagai teks tidak akan ikut dihitung dalam operasi aritmetika. Tetapi angka yang sudah tertera dalam sel apabila diubah formatnya menjadi teks tetap dapat diikutkan dalam operasi fungsi. Dalam sel yang belum diberi format rata kiri, tengah, atau kanan, data berupa angka diletakkan rata kanan dan yang berupa teks diletakkan rata kiri. Langkah untuk memformat angka sebagai teks adalah:

  1. Sorot sel atau range yang akan diformat
  2. Klik kanan > format cell atau dengan short cut CTRL +1
  3. Pada category pilih text > OK

MEMFORMAT CELL (MENGGABUNGKAN/ MEMECAH CELL)

Penggabungan sel dilakukan misalnya pada kasus pemberian judul sebuah tabel. Hal ini terjadi karena judul sebuah tabel biasanya melintasi beberapa sel, hal ini dinamakan merge cells. Sedangkan cell yang sudah digabung/ merge di pisah lagi menjadi beberapa cell disebut unmerge cells. Symbol tombol merge/unmerge cell adalah

Langkah-langkah menggabungkan beberapa cell adalah sebagai berikut :

a. Sorot range yang akan digabungkan menjadi 1 cell

b. Klik tombol Merge and Center pada toolbar Formating.

Untuk memecah hasil merge cells, sorot bagian yang telah di merge kemudian klik tombol merge cells atau dapat dilakukan dengan menklik tombol drop down pada merge cells > unmerge cells

Untuk mengatur letak teks/ angka pada cell yang telah digabung dengan cara aktif di tab home > group alignment > pilih jenis perataan yang diinginkan (left, right, center, justify)

Membekukan Kolom atau Baris Lembar Kerja

  1. Pada tab View klik Freeze Panes dalam grup Window.
  2. Pilih pilihan yang diinginkan
  3. Untuk membuka penguncian ini, pada tab View klik Freeze Panes dan pilih Unfreeze Panes.

Membagi Lembar Kerja

Pembagian lembar kerja digunakan untuk membantu melihat dan bekerja pada dua bagian dari lembar kerja di saat bersamaan.

  1. Klik salah satu split yang terletak pada vertikal atau horizontal scroll bar
  2. Geser split vertikal ke arah bawah untuk membagi lembar kerja menjadi dua bagian secara vertikal (atas dan bawah). Atau geser split horizontal ke kiri untuk membagi lembar kerja menjadi dua bagian secara horizontal (kiri dan kanan).
  3. Tentukan tempat yang ingin di split
  4. Untuk menghilangkan pembagian, geser kembali split ke posisi awal pada scroll bar